Adam Paclt, CEO společnosti IceWarp
IceWarp / Nano Banana / Shutterstock.com, koláž Hrot 24
Proč české firmy platí za komunikační platformy, které jim nevyhovují? Brzdí je pět obav
Migrace na novou komunikační platformu bývá pro české firmy spíše strašákem než příležitostí. Podniky tak často zůstávají u drahých, neflexibilních a někdy i rizikových řešení, přestože moderní nástroje umožňují hladký přechod i vyšší bezpečnost. Klíčové obavy se však opakují — a většinu z nich lze snadno eliminovat.
Adama Paclt
České firmy volí velmi konzervativní přístup při používání komunikačních platforem pro týmovou spolupráci a sdílení pracovních dokumentů. Pokud zvolí nějakou platformu, drží se jí většinou léta, a i když jim časem už nemusí zcela vyhovovat, raději si ji nechávají, než by migrovaly na jinou platformu, která jim může nabídnout stejné nebo lepší služby za výhodnějších podmínek.
Přitom je to často právě strach z neznámého, proč firmy zůstávají u řešení, která jsou drahá, nevyhovují jejich potřebám nebo dokonce představují bezpečnostní riziko. Zjišťovali jsme u klientů, jaké největší obavy se pojí se změnou komunikační platformy. A jak se s nimi vypořádat.
Migrace znamená chaos a prostoje
Asi největší obavy mají firemní klienti o bezproblémovou migraci e-mailů, kalendářů a kontaktů tak, aby vše mohli na nové platformě využívat od okamžiku jejího ostrého nasazení. Obavy se pojí se ztrátou části dat nebo jejich nekvalitní migrací či znehodnocením.
Přitom kvalitní poskytovatelé dnes nabízejí vlastní migrační nástroje, které celý proces řeší jako mikroslužbu v cloudu. Firmy by měly vyžadovat, aby migrace fungovala pro Windows i Linux, aby uživatelé mohli i během přechodu bez přerušení pracovat na staré platformě, a až pak bezproblémově přejít na novou. Migrační nástroj by měl zabránit vzniku duplicit, podporovat dávkovou migraci a poskytovat podrobné protokoly i souhrny. Pokud vám poskytovatel tohle všechno nedokáže garantovat, je to varovný signál.
Data budou v ohrožení
Velmi častou obavou firem a institucí je zajištění záloh dat během přechodu i po něm a jejich obnova v případě jakýchkoli problémů. S tím se pojí i zabezpečení dat před jejich zneužitím.
Při samotné migraci by poskytovatel měl vytvořit kompletní zálohu původních dat a umožnit kontrolní body během přesunu. Firmy by také měly požadovat, aby nová platforma automaticky ukládala veškerá uživatelská data a konfiguraci serveru – tedy všechny soubory, e-maily, kalendáře, kontakty i nastavení serveru, domén, uživatelů a dalších systémových parametrů. Zálohy by mělo jít naplánovat na libovolné časové intervaly podle potřeb firmy. V případě kybernetického útoku musí být garantována rychlá obnova z posledních dostupných záloh.
Systémy spolu nebudou komunikovat
Firemní klienti se dále obávají o zachování kompatibility s Active Directory, tedy adresářovou službou, která slouží k centrální správě a organizaci síťových prostředků, včetně uživatelských účtů, počítačů, aplikací a tiskáren.
Díky ní můžou administrátoři nastavovat síťové prvky a instalovat software na více počítačů najednou, spravovat oprávnění a zajišťovat bezpečnost v síti. Active Directory přitom lze bez problémů migrovat na novou platformu. Mobilní verze dnes má už každá kvalitní komunikační platforma a jejich propojení s desktopovými verzemi patří k základům služby.
Platforma se nám nepřizpůsobí
Bude nová komunikační platforma nastavená jednou provždy v určité verzi a rozčlenění, nebo ji bude možní do budoucna škálovat a doplňovat o nové nástroje? I to je důležitá otázka, kterou se zabývají firemní IT manažeři při úvahách o změně komunikační platformy.
Nikdy nelze dopředu říct, jaké funkcionality firma bude potřebovat, ale musí mít jistotu, že platforma, kterou zvolí, je umožní v budoucnu nasadit. Firmy by se proto měly ptát, jestli mohou začít s menším balíčkem a postupně rozšiřovat. Jestli platí jen za to, co skutečně využívají, nebo jestli musí koupit celý balík funkcí včetně těch, které nepotřebují. A když už některé nástroje používají odjinud, solidní poskytovatel bude umět integrovat existující řešení. Rigidní přístup „všechno nebo nic“ může firmu stát zbytečně peníze.
V krizi zůstaneme sami
Zákaznická podpora a servis bývají noční můrou u velkých globálních komunikačních platforem, které obvykle spoléhají na vzdálenou podporu a online příručky, podle kterých si musí zákazníci pomoci sami. To samé ale neplatí o lokálních službách.
Místní podpora v českém jazyce je zásadní rozdíl. Firmy by měly vyžadovat, aby byla zákaznická podpora neustále k dispozici a pokud je to potřeba, aby dokázala vyslat experty přímo na místo. V kritických situacích, jako je útok ransomwarem, může rozdíl mezi dvouhodinovou a několikadenní obnovou komunikace znamenat ztrátu zakázek nebo dokonce ohrožení životů. Když nemocnice nemůže komunikovat elektronicky, nejde jen o nepohodlí, ale o bezpečnost pacientů. Ptejte se proto poskytovatelů konkrétně, jak rychle dokážou reagovat na výpadek a jestli nabízí osobní podporu na místě, nebo jen ticket systém a FAQ.
Strach z neznámého stojí firmy peníze
Pět nejčastějších obav při změně komunikační platformy má jedno společné. Všechny se dají vyřešit. Přesto kvůli nim firmy zůstávají u drahých, nevyhovujících nebo dokonce nebezpečných řešení.
Otázka proto nezní, jestli má smysl změnu zvažovat. Ale kolik vás stojí její odkládání.
Autor je CEO společnosti IceWarp
Máte co říci? Pošlete nám svůj komentář na komentare@hrotmedia.cz
