E-shopy, sklady..., tam všude mohou podnikatelé zlepšit své procesy
Shutterstock.com
Myslí si, že jsou unikátní, ve skutečnosti ale znovu vynalézají kolo. Proč je slabá standardizace překážkou růstu firem
Český, potažmo evropský trh je extrémně fragmentovaný. To je obecně známý fakt, který souvisí jak s velkým množstvím malých a středních firem, tak s roztříštěnou legislativou. V České republice máme nejen velké množství e-shopů, ale také obrovskou spoustu softwarových řešení – různé podnikové systémy, nástroje pro účetnictví, správu skladů, WMS, logistiku. Řada malých a středních firem je raději lepí dohromady podle ceny a aktuálních potřeb, ale bez výhledu do budoucna. Znovu tak vynalézají kolo, místo aby využily standardní postupy, které jsou roky prověřené a zkrátka fungují.
Vladimír Výborný, Radim Trávníček
,
Mezi firmami se naprosto běžně setkáváme s tím, že jsou hrdé na svoje procesy. Jejich zaměstnanci si zakládají na tom, že „vynalezli“ svůj pracovní postup, který jim funguje třeba deset let. A moc nepřemýšlejí nad tím, že by to šlo udělat jinak. Jenže tento individualismus se v určité fázi stává překážkou pro růst. Když si to každá firma udělá tak trochu po svém, je výsledkem fragmentovaná digitalizace, která tlumí růst českých firem.
Soustřeďte se na byznys, ne na věci okolo
Prakticky na všechny běžné činnosti, které jsou nutné pro fungování firmy, dnes existují ustálené procesy – jak vypadá objednávka zboží, faktura, kdo má za co zodpovědnost, kdo všechno schvaluje. Jsou to věci z 80. let, které fungují dodnes a nemusíme je skoro vůbec měnit. Firmy ale mají pocit, že jsou unikátní, že mají vlastní, důmyslné interní procesy. To je do jisté míry pravda, ale právě v těchto běžných případech nedává individuální přístup vůbec smysl. Naopak má smysl vidět, v čem daná firma unikátní není.
Finanční i provozní šéfové každé firmy by se při standardizaci měli nejprve zamyslet nad tím, co je hlavní byznys dané firmy, v čem má unikátní know-how a postupy. A pak vzít všechno ostatní a rozhlédnout se po trhu, jaká řešení standardy reflektují. S příchodem cloudu už v tomto ohledu navíc není moc co vylepšovat – existuje jeden zdroj pravdy, obrat, náklady, ziskovost lze sledovat v reálném čase, stejně jako poptávku a stav zásob. Je proto daleko lepší, když se firma systému přizpůsobí, než aby to bylo naopak. Přílišné ohýbání vede k dražší údržbě celého systému, chybovosti a horší dostupnosti dat.
Transformačnímu projektu musí předcházet dělostřelecká příprava
Svět podnikových systémů je pravým opakem toho, jaký přístup razí SaaS startupy pro oslovení masy zákazníků. Postupy jsou technokratické, protože je svazuje legislativa i zvykové právo. Zatímco management chce vidět okamžité přínosy a úspory, pro zaměstnance jde často o revoluci v tom, jak mají fungovat. V nejedné firmě se kvůli změně systému rozhořela bitva. My proto u transformačních projektů říkáme, že před bitvou musí být dělostřelecká příprava.
Co to znamená? Obvykle lidem neustále vysvětlujeme, jak co funguje, jaké jsou přínosy, nebo proč něco nefunguje tak jako dřív. Zároveň se snažíme edukovat trh, a to i prakticky. U zájemců vytváříme demoverze aplikací, které si mohou rovnou osahat. Zaměstnanci si musejí připustit, že se některé věci budou dělat úplně jinak. Budou jasně nastaveny role a zodpovědnosti. Nám se vždy osvědčilo najít si ve firmě spojence, ambasadora změny. Tedy člověka, který je ochoten stát se součástí projektu, proniknout do něj hlouběji a jeho dokončení vzít na sebe. My tak na sebe můžeme vzít roli partnera, který firmu změnou provede. Zažili jsme si to mnohokrát a víme, čeho se vyvarovat, k čemu jednotlivé změny vedou, jak a proč všechny dokola ujišťovat o jejich přínosech. Kdo to pochopí, může už po pár měsících sklízet přínosy.
Cloud mění vše
Z pozice SAP konzultantů vidíme, že řešení v cloudu se zásadně přiblížila malým a středním firmám. Projekty jsou rychlejší, levnější a návratnost je řádově vyšší. Hlavně pro zákazníky, kteří mají výhled expanze do zahraničí. Většina lokálních systémů, které konkurují primárně cenou, nemá podporu legislativy a vícejazyčnosti – a to nejen pro EU, ale třeba i USA. Software tak podporuje expanzi, legislativu a digitalizaci. Žádný jiný systém nezvládá takovou komplexitu, nebo ji nahrazuje integracemi. Ty ale znamenají náklady navíc a nižší komfort pro zákazníky, protože nemají vše v jednom prostředí.
Poslední dobou se rovněž zabýváme propojováním světů, primárně jsou to SAP a Microsoft. Už to neznamená mít otevřených několik oken a nástrojů, vše je dostupné v jednom uživatelském rozhraní, včetně populárního ChatGPT/Copilota. My jsme například pro klienta ČD Cargo vytvořili aplikaci EGJE Connector, která umožňuje schvalování pracovních cest a dovolených přes Teams – detail, který ale ve výsledku udělal hodně parády a lidé si jej okamžitě oblíbili. Zaměstnanci již systém opouštět nemusejí, AI má navíc kontext, je bezpečnější a rychlejší. Celková zkušenost (total experience) je proto dnes na úplně jiné úrovni.
Změna může přinést nadšení, ale i zákopovou válku
Zároveň vidíme, že problém standardizace řeší i mladé a progresivní startupy, typicky ze sektoru e-commerce. Například v Be Lenka postupně měnili několik ERP systémů, chtěli expandovat, ale původní systém jim to neumožňoval. Vyřešil to přechod do SAP S/4HANA. Jiný příklad byl dopravce Arriva, kde jsme s techniky vymysleli velkou aplikaci, která slouží při opravě autobusů. Pracovník má v jedné obrazovce všechny díly, práce i subdodavatele servisních prací. Nakonec aplikací zajistí vyúčtování, a to jak externímu zákazníkovi, tak vnitropodnikově. A vše uživatel obsluhuje z jednoho místa. Opačnou zkušenost jsme pak měli s výrobní firmou, která se rozdělila na dva válčící tábory, kdy finanční oddělení lpělo na starých pořádcích a provozní část byla otevřená změnám. Po nekonečných bojích jsme nakonec došli ke smíru a projekt úspěšně dokončili.
Co z toho plyne? Soustřeďte se na svůj produkt a pro ostatní využijte osvědčené postupy. Nemá smysl znovu vymýšlet, jak vystavit fakturu. Stejně jako nemá smysl se u nového auta hádat, proč nemá kličku na stahování okýnek. V tomto ohledu
jsme pozadu za USA a obecně za Západem, kde si standardizovaný software kupují garážové firmy. V Česku se pořád drží fragmentace a touha „udělat si to po svém“. Nebo naopak přílišná kontrola zaměstnanců a strach z předání odpovědností. Až tohle (nejen) české firmy pochopí, bude to možná větší skok v celkové produktivitě než nasazení AI.
Autoři jsou consulting director BIQ Group a senior solution architect Consulting Company Novasoft
Máte co říci? Pošlete nám svůj komentář na komentare@hrotmedia.cz
